Gestión del tiempo y del estrés

¿Como podemos gestionar mejor el tiempo y de ese modo evitar o paliar posibles situaciones de estrés?

Para poder contestar a esta misma pregunta, nos dedicamos estos últimos dos días de clase, a intentar comprender modos que mejoren el desarrollo y la eficacia de esta habilidad.

Reiteradamente formamos grupos, a los que se les atribuyo una parte impresa del libro “Gestión del tiempo y del estrés” por la editorial Rookie, para que la leyéramos y pudiéramos explicar en el pleno.

Al grupo del cual yo formaba parte, le fue asignada la delegación, o sea, como se delega de manera efectiva. Revisando el tema destacamos los siguientes puntos que permiten una distribución eficaz de las tareas: - Planificar con antelación, - Definir detalladamente los objetivos a alcanzar, - Instruir de manera concreta, - Establecer fechas de revisión,- Delegar siempre tareas completas, no por partes, - Una vez delegado, apartarse pero sin perder la responsabilidad y por ultimo, no se debe delegar solamente tareas desagradables, o sea, q el subordinado también se pueda lucir.

Por otro lado también hay que tener en cuenta lo que se puede delegar y lo que no. En concreto se debería delegar siempre según del grade de competencias, capacidades y conocimientos de la persona a delegar, pero nunca se debería delegar tareas que estén directamente relacionadas con cuestiones estratégicas con un alta grado de responsabilidad.

Además del tema de la delegación también nos pudimos ponernos al corriente en otras partes del libro, gracias a las breves exposiciones de nuestros compañeros de clase. Estas incluyeron entre otros sobretodo puntos como las interrupciones (las 9 interrupciones que pueden ser causantes de ladrones de tiempo), plan de acciones (este conlleva la importancia de la fijación de objetivos y que hay que ser proactivos antes de reactivos) y la planificación. Pero lo que más impresión me causo sobre todo por su fácil implantación en la vida real fue la matriz de Eisenhower, que sirve de guía para saber organizarse mejor y utilizar nuestro tiempo de manera mas eficaz.

Alta importancia/Baja urgencia = Cumplirlo debidamente cuando llegue el momento (estas son las tareas que se pueden hacer una se hayan delegado las de baja importancia y alta urgencia)

Alta importancia/Baja urgencia = Las tareas con la mayor prioridad y que consecuentemente se tienen que cumplirlas de inmediato.

Baja importancia/Baja urgencia = Estos pueden ser faenas como la comprobación del e-mail o la charla con nuestro compañero de mesa sobre el ultimo fin de semana, o sea, interrupciones.

Baja importancia/Alta urgencia = Suele tratarse de tareas del día al día como por ejemplo llamadas de teléfono, pero que ocupan la mayor de nuestro tiempo, es decir, que son ladrones de tiempo.

En resumida se puede decir que el objetivo que persigue los artículos que pudimos leer y escuchar es el de maximizar los resultados del tiempo dedicado a realizar una actividad.

Según mi punto de vista es imprescindible saber manejar el tiempo dado es se trata de un recurso escaso. El motivo que refuerza esta afirmación es que siempre hay demasiadas tareas que cumplir pero en un tiempo limitado, que normalmente también suele ser demasiado corto.

La evaluación de colaboradores

Esta semana, es decir el los días 16 y 17 de marzo, nos ocupamos de otro tema que tiene mucha importancia a la hora de forjar buenas habilidades directivas. Se trata de la evaluación de los colaboradores.

El martes, y después de una breve pero explicativa introducción, formamos 5 grupos de 6 personas para posteriormente leer el articulo “Llegó el momento de abolir las evaluaciones del desempeño” y poder preparar los temas que se nos había asignado a cada uno de ellos.

Los temas eran los siguientes:

GRUPO 1: ¿Quién debe evaluar? ¿Cuándo se debe evaluar? Evaluación formal vs. Evaluación informal.

GRUPO 2: Fines de la evaluación del desempeño

GRUPO 3: ¿Qué métodos se pueden usar para realizar las evaluaciones del rendimiento? Considerad los enfoques comparativos, los enfoques conductuales y los enfoques sobre resultados. Ventajas e inconvenientes de cada uno de estos enfoques.

GRUPO 4: Recomendaciones para que la ENTREVISTA de la evaluación sea eficaz.

GRUPO 5: Consideraciones respecto al feedback o retroalimentación que se da a la persona evaluada.

Yo formaba parte del grupo 2 y por lo tanto pude ocuparme de los fines que tiene la evaluación del desempeño. Tuvimos la posibilidad de desarrollar los puntos que ya de por si constaban en el articulo, permitiendo hacernos una mejor idea. Sacamos varias conclusiones de las que me gustaría señalar las más destacadas: -la Identificación de lo que esta mal, - la mejora del desempeño por parte del empleado y del dirigente (corrección de cualquier deficiencia), - forjar la retroalimentación de los empleados, - un medio para descubrir y aprovechar el potencial y rendimiento de los empleados, - la introducción de políticas de compensación y - la promoción del establecimiento de metas, entre otras.

En resumen se puede decir que la evaluación es una manera de conocer mejor al empleado pudiéndole ofrecer oportunidades, estimulando su productividad y mejorando las relaciones humanas en el trabajo.

En general, y después haber escuchado las cortas exposiciones del pasado miércoles, yo opino que la evaluación de un empleado es sustancial para poder mejorar los rendimientos del trabajador y el bienestar de la empresa. Además considerando los feedback (sea de 360° o no) una evaluación permite determinar si existe la necesidad de volver a capacitar sobre una conducta laboral, sea por parte del empleado o del gerente, y facilita la detección de errores que pueda tener un puesto de trabajo. Como ultimo, la evaluación simplemente forja un mejor ambiente en el día a día laboral ya que los colaboradores se van a sentir mas ajusto en su empleo.

Las conductas interpersonales

Aparte de tener tiempo para acabar el trabajo de liderazgo, esta semana hemos tratado las conductas interpersonales, las cuales están vinculadas a las habilidades sociales. Estas tienen como sentido mostrarnos las diferentes maneras de reacción hacia nuestros prójimos. A continuación un triangulo que muestra las tres posibilidades:

El estilo asertivo => Yo tengo derechos, tú también

Este estilo se define como una conducta en la que una persona expresa sus propios intereses y opiniones con toda liberta ( de modo directo, honesto y adecuado) para impedir que alguien la pisoteé o se aproveche de ella.

En mi opinión esta es la conducta que todo el mundo debería seguir para de esta manera evitar malentendidos. Asimismo esto evita que uno se pueda sentir culpable por tener la impresión de que esta ocultando algo, ya decimos lo realmente queremos decir sin escrúpulos ningunos, lo que hace sin duda sentirnos mas satisfechos de nosotros aumentando así la autoestima. Y además como no tenemos intención de incumplir los derechos de nadie (mostrar respeto), esto no puede ser concluir en forma de agresividad.

Pero a veces la educación que se nos dio no nos permite actuar como nos gustaría y por eso se dan otros tipos de conductas no-asertivas, como el estilo agresivo o el estilo inhibido.

El estilo agresivo => Yo tengo derechos, tú no

El estilo agresivo se define de manera que una persona no tenga en absoluto en cuenta los derechos, sentimientos e intereses de su contrario, llegando hasta a ofender, provocar o atacar. Ejemplos son: la pelea, la acusación y la amenaza.

Desde mi punto de vista este estilo es una moneda de dos caras. Por una parte puede ser una ventaja tener un comportamiento tan ofensivo, ya que la gente no suele revolverse. Pero por la otra parte también puede significar un inconveniente ya que puede provocar arredrar a la gente, apartándola de uno.

El estilo inhibido/pasivo => Yo no tengo derechos, tu sí

Cuando alguien se comporta según este estilo, permite que los demás puedan pisotearlo sin más, ya que no defiende sus intereses y sigue las instrucciones que le den, sin darle importancia a su propia opinión y emociones.

Esta es sin duda la peor opción que se puede escoger o por lo menos es lo que refleja mi opinión al respecto. Si, puede ser que tenga ventajas como la de que raramente recibas algún rechazo por parte de alguien, dado que siempre asientes lo que te propongan, incluso cuando en realidad estas pensando lo contrario. Pero en resumida, de esta manera uno no hace mas que dejarse maltratar y aprovechar, fomentando una carga de resentimiento enorme. Como bien se suele decir, la vida es demasiado corta para no ser quien somos.

Como conclusión se puede decir que en general un estilo de conducta agresivo y inhibido no acercan los objetivos que se quieren alcanzar y que por ese motivo se debería, por mucho que nos cueste, apuntar a hacer uso de una conducta asertiva, dado a que esta es la única que realmente nos puede salvar de ser victimas de la manipulación.

El estilo asertivo à Yo tengo derechos, tú también

El estilo asertivo à Yo tengo derechos, tú también

Un liderazgo colectivo

En estos tiempos que corren, donde nadie habla de otra cosa que no sea la crisis, también sea hecho en muchas ocasiones referencia sobre la importancia de un buen líder. Asimismo sea intentado buscar entre todos los estilos existentes de liderazgo, al ideal, es decir, al que tenga el poder de dotar a la empresa con los medios adecuados (humanos, tecnológicos, etc.) para saber reaccionar en tiempos de muchos dinamismo de manera acertada y así logrando esquivar la quiebra. De algún modo esto tiene que ver con la tarea de esta semana, donde teníamos que hacer dos entrevistas para identificar el estilo de liderazgo que se esta empleando, según el modelo de liderazgo que escogimos. En nuestro caso se trata del Grid administrativo.

El trabajo en grupo

En el trabajo de grupo, al que nos pudimos dedicar esta ultima semana, se encuentran muchos aspectos de un buen liderazgo. Esto se entiende de manera que si en un grupo no hay iniciativa no se puede llegar a un resultado satisfactorio. De la anterior frase se podría interpretar que la iniciativa es sinónimo de liderazgo; que tiene esto de cierto? Pues según mi opinión tienen mucho en común. Igual que en nuestro grupo hace falta iniciativa para poder afrontar la tarea que se nos había atribuido, en una empresa se habla de que hace falta un estilo de liderazgo apropiado. En este caso se puede ver a la iniciativa como una especie de liderazgo colectivo ya que no decidimos señalar a nadie como cabeza de grupo para que tomara las riendas y administrase el reparto de las partes de la tarea y la comunicación. Cada uno quiso aportar su grano de arena para lograr el objetivo como equipo y esto, para ser sincero, me sorprendió un poco, ya que no estaba acostumbrado a tal aplicación.